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組織大型活動應注意那些事項?

分類:大學新生

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分類:2013-04-17 21:12:57

要組織一次大型活動,需要從始到終各個環節仔細籌劃,做細致周到的準備,才能保證活動的成功率。一般來說,組織大型學生活動應特別注意以下事項:

(1)擬訂計劃。要明確活動是什么類型,舉辦活動的目的,然 后做出具體的規劃。規劃的內容應包括從籌備到活動結束應分為幾個階段,各階段的時間如何分配,每階段要完成的主要工作;活動需要的各種準備(如器材、聯絡、宣傳、場地布置、現場指揮、主持、節目安排等)的分工和負責人;活動的經費預算等。一般來講, 大型活動的計劃應至少在活動進人正式準備前一周做好,準備工作應在正式活動前兩周開始進行。

(2)充分準備。活動的主要負責人要按照活動規劃,督促各組負責人按時按量完成各階段的準備工作,包括:場地的確定,必要物資的籌集,現場的布置,前期宣傳等。在活動前要特別仔細檢查現場話筒、燈光等器材運轉是否良好,海報、活動會標、照相機 等是否到位,主持人是否落實并已熟悉活動過程,活動可能會出 現的意外情況是否巳考慮并做安排。現場的布置最好是提前半天 完成,重要活動應安排彩排。

(3)通知或邀請。一般來講,參加對象的通知應提前一周下發,并在活動正式開始前一天再確定一次。對嘉賓的邀請也應在一周前發出,最好是書面邀請與口頭邀請相結合,一方面是表示組織者的誠意,另一方面是可以較為詳細的向嘉賓介紹一下活動的目的和基本情況以取得嘉賓的支持。在活動前一天,還應再通過電話或當面詢問的方式,再次確定其當天是否能出席活動。

(4)按時進行。一般來講,如果沒有特殊事故,活動應每量保證準時開始。如有不得已的原因要推遲或取消活動,應盡早通知,并做好解釋工作。否則會影響組織者的形象,甚至是整個組織的形象。為此,活動前一小時所有的工作人員都應到達活動現場,做最后的檢査。

(5)善始善終。活動進行中,組織者特別是主持人要處處留心,隨機應變,始終掌握活動的主動權,確保活動按計劃順利進行。在活動結束后,要及時整理會場,借用物品及時物歸原處。同時,主要的活動負責人還應及時總結,使自己在今后的工作中進一步提高組織能力。

 

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